Многие предприниматели не хотят самостоятельно заниматься бухгалтерским учетом своей компании, а предпочитают направить свое внимание на продажи или другие напрямую приносящие доход деятельности, которые они отлично знают. В то же время, корректно веденный бухгалтерский учет компании является залогом успешной повседневной работы, а также решения непредвиденных ситуаций. Поэтому каждый руководитель компании должен проанализировать, следует ли его бухгалтер этим 8 принципам.

1. Бухгалтерская фирма, работающая с вами, должна проявлять инициативу

Кажется очевидным, но как часто ты получаешь от своего бухгалтера предложения о том, как наиболее выгодно управлять финансами? Большинство бухгалтерских фирм реагируют на ситуацию и делают только то, о чем ты их просишь. Было бы полезно договориться со своим бухгалтером, что ты ожидаешь от него, например, ежеквартальных предложений, как сделать твою финансовую деятельность более эффективной или автоматизированной. акже ты мог бы получать от бухгалтера рекомендации о том, как предотвратить налоговые риски и найти наиболее оптимальный способ ведения дел.

2. Бюро должно быть лидером в области бухгалтерского учета

Ни один человек не является специалистом во всех областях, с которыми ему приходится сталкиваться в жизни. Ты занимаешься бизнесом потому, что предоставляешь услуги, в которых ты лучший в своей области. Поэтому ты должен выбрать бухгалтерскую фирму, которая не только подает за тебя декларации, но и генерирует идеи, поддерживающие твои финансы в лучшем порядке. Наш искренний совет: если ты не получаешь от своего бухгалтера предложений о том, как сделать систему управления компанией более эффективной с самого начала, выбери другое бюро. Большинство бизнесов, заканчивающихся банкротством, приходят к печальному концу из-за того, что у руководителя не было достаточного понимания реального финансового состояния своей компании. Не пытайся разобраться во всем самостоятельно, а найди партнера, который поможет тебе получить ясное представление о реальном финансовом положении твоей компании.

3. В бухгалтерском бюро работают эксперты своего дела для тебя

Если у тебя есть вопросы по налогообложению, структурам компании, трансфертному ценообразованию, инструментам бухгалтерского учета, финансовым коэффициентам или чему-то еще, то бухгалтерское бюро должно быть способно ответить на все такие вопросы. Выбирая бюро для себя, попроси их четко обозначить свои компетенции и навыки, исходя из твоих конкретных потребностей. Есть бюро, которые лишь подают декларации от имени своих клиентов. Есть те, кто хорошо разбирается в бухгалтерском учете, и есть бюро, которые, помимо прочего, видят целостную картину финансового мира. Наш совет — выбрать бюро, которое видит эту целостную картину, потому что тогда они смогут значительно лучше оценить твое финансовое положение и в нужный момент прийти тебе на помощь.

4. При сотрудничестве с бюро должно быть четкое распределение задач

Понятно, что ни одна компания не хочет платить слишком высокую цену за бухгалтерские услуги, но в то же время никто не хочет получить плохую услугу. Нужно найти золотую середину. Чтобы получить лучшую цену, мы рекомендуем вам договориться с бюро о точном распределении обязанностей. Это, конечно, также подразумевает, что ты, как клиент, также должен выполнять свои обязанности и предоставлять все данные вовремя и в нужной форме, как было согласовано.
Пример: Ты договорился со своим бухгалтерским бюро, что ты сам составляешь и подаешь счета-фактуры на продажи и подтверждаешь счета-фактуры на покупки. Каждую неделю, по средам, ты предоставляешь бюро проверенные счета-фактуры на покупки и составленные счета-фактуры на продажи (если вы не используете единую программу). Соблюдая это условие, бюро может гарантировать, что к следующей среде все представленные документы будут введены в бухгалтерскую программу, проверены и необходимые платежи совершены.

5. Бюро должно поощрять использование возможностей автоматизации

Если бухгалтерское бюро, с которым ты сотрудничаешь, выполняет все вручную, значит, они не идут в ногу со временем, и вероятно, ты платишь им больше, чем следовало бы. Убедись, что они автоматизировали, например, потоки счетов, отчетность, расчет заработной платы, обработку чеков и другие подобные процессы. На сегодняшний день существуют цифровые решения почти для каждой бухгалтерской операции, которые значительно экономят время и деньги. Позаботься о том, чтобы твое бюро использовало эти возможности.

6. Расчет по договоренности

Чтобы избежать неожиданностей в день выставления счетов, обсуди заранее с бюро ценник. В этом случае за конкретную услугу гарантируется конкретная цена. Все дополнительные услуги, которые выходят за рамки договоренного списка работ, требуют предварительного одобрения со стороны предпринимателя перед их выполнением.

7. Понятные и информативные отчеты

Большинство компаний не требует от своего бухгалтерского бюро ежемесячных или квартальных отчетов о финансовом состоянии. И даже если бюро их отправляет, они часто берутся прямо из бухгалтерской программы и содержат информацию, которую предприниматель сам не понимает. Если, например, ты планируешь инвестиции или у тебя переменные денежные потоки, договоритесь, чтобы бюро ежемесячно или ежеквартально предоставляло компании наглядный баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о финансовых коэффициентах с пояснениями и предложениями о том, что можно улучшить для дальнейшего улучшения положения компании.

8. Твои интересы важны

Выбери в партнеры бюро, которое умеет делать все, что тебе нужно. Очень утомительно, если для получения различных услуг приходится общаться с несколькими разными бюро. Лучший партнер — тот, кто может предоставить тебе всю информацию из одного места.

Если ты прийдешь к выводу, что твой бухгалтер соответствует всем 8 указанным принципам, ты сделал очень хороший бизнес-выбор. Если нет, теперь ты знаешь, что спрашивать и чего ожидать от своего бухгалтера.

Мы спросили наших бухгалтеров, что они хотели бы, чтобы наши клиенты знали, основываясь на их 15-летнем опыте. Что помогло бы бухгалтерам выполнять свою работу еще лучше, что, в свою очередь, привело бы к тому, что клиенты получали бы гарантированно лучший сервис. Вот четыре основные мысли:

1. Первичные документы — основа всего

Для бухгалтера все первичные документы клиента, то есть счета, чеки, договоры, отчеты о расходах, банковские выписки и т.д., так же ценны, как кислород для живого существа. Без них невозможно вести корректный бухгалтерский учет. Если живой организм не получает кислород вовремя, может потребоваться реанимация. То же самое и в бизнесе — поздняя корректировка бухгалтерии требует множества лишних ресурсов. Если в бухгалтерии не отражаются все документы ежемесячно, картина о компании может быть искаженной, и принятие хороших экономических решений становится затруднительным.

2. Думайте о годовом отчете в ноябре-декабре того же года

Финансовый год заканчивается в декабре (у большинства компаний). Хотя на составление годового отчета есть время до конца июня следующего года, именно ноябрь-декабрь — правильное время, чтобы вместе с бухгалтером пересмотреть экономические показатели года, обсудить налоговые вопросы, сделать необходимые планы и корректировки. Все это для того, чтобы предотвратить нежелательные ситуации. В июне следующего года очень трудно вносить правильные изменения в данные предыдущего года.

3. Бухгалтерия основывается на системе

Бухгалтерия — это ручная работа, основанная на системе, формулах и правилах, и для ее выполнения бухгалтер сегодня использует цифровые технологии. Бухгалтер исходит из документов, которые ему передаются, и здесь он не применяет творчество. Однако когда цифры из документов вводятся в программу и из них формируются финансовые данные, на их основе можно сделать многие выводы, что хороший бухгалтер с удовольствием и делает. Конечно, если клиент этого хочет.

4. Не бойтесь задавать вопросы

Бухгалтер будет благодарен, если его клиент хочет понять вещи и задает вопросы. Это помогает бухгалтеру быть более эффективным и предоставлять своему клиенту наиболее подходящий сервис, а также давать актуальные финансовые советы. Чем лучше идут дела у наших клиентов, тем светлее наше общее будущее.