Многие люди говорят о менеджменте и командной работе, но наблюдения показывают, что получить однозначный ответ на вопрос, что такое управление или командная работа, от разных людей не удается. Когда люди впервые садятся в самолет, у них обычно не возникает мысли: «Интересная машина, попробую сам полететь». К счастью или к сожалению, это даже невозможно без соответствующей подготовки. Совершенно очевидно, что первые свои полеты все пилоты совершают вместе с инструктором.

Для занятия предпринимательской деятельностью необходимо иметь достаточно средств для внесения уставного капитала и регистрации компании. Никто не требует знания основ предпринимательства или умения считать деньги. Однако успех или неудача во многом зависят от руководителей и членов организации.

Проблемы организаций требуют изучения

Проблемы в организациях изучались на протяжении многих лет как в Эстонии, так и за рубежом. Важные результаты были достигнуты во многих странах в различных институтах, где исследовали диагностику компаний и целесообразность и эффективность выполнения решений. В последние годы в Эстонии такие исследования не проводились. Поскольку потребности и возможности в обществе меняются ежедневно, на всех уровнях регулирования до сих пор не удалось создать универсальную модель. Поэтому проблемы в обществе и организациях остаются актуальными.

Центральное значение анализа проблем

В организациях центральное значение имеет анализ проблем, выявление их причин, формулировка и поиск целесообразных решений. К сожалению, встречаются произвольные подходы и соглашение на случайные решения, что снижает эффективность. Почему так происходит, остается непонятным для большинства.
Различные исследования показывают, что часто члены и руководители организаций хотят одного, а в итоге получают совсем другое. Одной из важных причин этого является то, что акцент был сделан на проблемах, а не на их причинах. Результат, следствие, причина, цель, средство, ресурс и т.д. Значение, важность и взаимосвязь этих характеристик часто остаются непонятными для многих руководителей. Причины разные: иногда недостаточная подготовка, но часто и непрофессиональные и вводящие в заблуждение консультанты.

Проблемы как рычаг развития

Независимо от того, составлен ли ранее подробный бизнес-план или достаточно ли точно определены критерии оценки рисков, картирование проблем в каждой организации всегда актуально. В момент принятия решения руководитель может даже знать факторы, влияющие на принятие решения, но иногда он подсознательно игнорирует их и принимает так называемое простое решение, последствия которого могут проявиться позже.

Ключевые вопросы:

1. как узнать, при каких условиях организация сможет успешно функционировать, изменяться и развиваться, чтобы достигать поставленных целей, и
2. какие препятствия могут стать решающими для дальнейшего развития?

Я занимаюсь этой темой уже много лет. Будучи членом руководства нескольких компаний и других организаций, у меня была возможность практически проверить обоснованность сделанных наблюдений. Считаю, что в каждой организации для углубленного решения проблем и обмена сделанными наблюдениями с другими есть несколько причин.

Во-первых, в каждой компании ежедневно возникают проблемные ситуации, влияющие на её работу.

Во-вторых, всегда есть часть скрытых и часть явных факторов, которые формируют как успех компании, так и удовлетворенность сотрудников.

В-третьих, в основном в плане действий на первом месте стоят вопросы, которые кажутся неизбежными для немедленного решения, и этот список часто меняется и никогда не заканчивается. Это, в свою очередь, означает, что долгосрочные вопросы часто откладываются и иногда не решаются вообще.

Кратко говоря, пару раз в год следует пересматривать весь перечень проблем и приоритизировать их в порядке их реальной важности, чтобы те вопросы, которые не критичны, но важны, были решены рано или поздно, а те, которые действительно не важны, можно было бы полностью исключить. Это даст возможность наконец-то избавиться от обременительных долгосрочных обязательств и сосредоточиться на том, что действительно важно.

В повседневной деятельности это может оказаться сложным, поэтому полезно найти пару раз в год время для совместного обсуждения действительно важных проблем и приоритетов, а также договориться о конкретном плане действий для их реализации.

Многие предприниматели не хотят самостоятельно заниматься бухгалтерским учетом своей компании, а предпочитают направить свое внимание на продажи или другие напрямую приносящие доход деятельности, которые они отлично знают. В то же время, корректно веденный бухгалтерский учет компании является залогом успешной повседневной работы, а также решения непредвиденных ситуаций. Поэтому каждый руководитель компании должен проанализировать, следует ли его бухгалтер этим 8 принципам.

1. Бухгалтерская фирма, работающая с вами, должна проявлять инициативу

Кажется очевидным, но как часто ты получаешь от своего бухгалтера предложения о том, как наиболее выгодно управлять финансами? Большинство бухгалтерских фирм реагируют на ситуацию и делают только то, о чем ты их просишь. Было бы полезно договориться со своим бухгалтером, что ты ожидаешь от него, например, ежеквартальных предложений, как сделать твою финансовую деятельность более эффективной или автоматизированной. акже ты мог бы получать от бухгалтера рекомендации о том, как предотвратить налоговые риски и найти наиболее оптимальный способ ведения дел.

2. Бюро должно быть лидером в области бухгалтерского учета

Ни один человек не является специалистом во всех областях, с которыми ему приходится сталкиваться в жизни. Ты занимаешься бизнесом потому, что предоставляешь услуги, в которых ты лучший в своей области. Поэтому ты должен выбрать бухгалтерскую фирму, которая не только подает за тебя декларации, но и генерирует идеи, поддерживающие твои финансы в лучшем порядке. Наш искренний совет: если ты не получаешь от своего бухгалтера предложений о том, как сделать систему управления компанией более эффективной с самого начала, выбери другое бюро. Большинство бизнесов, заканчивающихся банкротством, приходят к печальному концу из-за того, что у руководителя не было достаточного понимания реального финансового состояния своей компании. Не пытайся разобраться во всем самостоятельно, а найди партнера, который поможет тебе получить ясное представление о реальном финансовом положении твоей компании.

3. В бухгалтерском бюро работают эксперты своего дела для тебя

Если у тебя есть вопросы по налогообложению, структурам компании, трансфертному ценообразованию, инструментам бухгалтерского учета, финансовым коэффициентам или чему-то еще, то бухгалтерское бюро должно быть способно ответить на все такие вопросы. Выбирая бюро для себя, попроси их четко обозначить свои компетенции и навыки, исходя из твоих конкретных потребностей. Есть бюро, которые лишь подают декларации от имени своих клиентов. Есть те, кто хорошо разбирается в бухгалтерском учете, и есть бюро, которые, помимо прочего, видят целостную картину финансового мира. Наш совет — выбрать бюро, которое видит эту целостную картину, потому что тогда они смогут значительно лучше оценить твое финансовое положение и в нужный момент прийти тебе на помощь.

4. При сотрудничестве с бюро должно быть четкое распределение задач

Понятно, что ни одна компания не хочет платить слишком высокую цену за бухгалтерские услуги, но в то же время никто не хочет получить плохую услугу. Нужно найти золотую середину. Чтобы получить лучшую цену, мы рекомендуем вам договориться с бюро о точном распределении обязанностей. Это, конечно, также подразумевает, что ты, как клиент, также должен выполнять свои обязанности и предоставлять все данные вовремя и в нужной форме, как было согласовано.
Пример: Ты договорился со своим бухгалтерским бюро, что ты сам составляешь и подаешь счета-фактуры на продажи и подтверждаешь счета-фактуры на покупки. Каждую неделю, по средам, ты предоставляешь бюро проверенные счета-фактуры на покупки и составленные счета-фактуры на продажи (если вы не используете единую программу). Соблюдая это условие, бюро может гарантировать, что к следующей среде все представленные документы будут введены в бухгалтерскую программу, проверены и необходимые платежи совершены.

5. Бюро должно поощрять использование возможностей автоматизации

Если бухгалтерское бюро, с которым ты сотрудничаешь, выполняет все вручную, значит, они не идут в ногу со временем, и вероятно, ты платишь им больше, чем следовало бы. Убедись, что они автоматизировали, например, потоки счетов, отчетность, расчет заработной платы, обработку чеков и другие подобные процессы. На сегодняшний день существуют цифровые решения почти для каждой бухгалтерской операции, которые значительно экономят время и деньги. Позаботься о том, чтобы твое бюро использовало эти возможности.

6. Расчет по договоренности

Чтобы избежать неожиданностей в день выставления счетов, обсуди заранее с бюро ценник. В этом случае за конкретную услугу гарантируется конкретная цена. Все дополнительные услуги, которые выходят за рамки договоренного списка работ, требуют предварительного одобрения со стороны предпринимателя перед их выполнением.

7. Понятные и информативные отчеты

Большинство компаний не требует от своего бухгалтерского бюро ежемесячных или квартальных отчетов о финансовом состоянии. И даже если бюро их отправляет, они часто берутся прямо из бухгалтерской программы и содержат информацию, которую предприниматель сам не понимает. Если, например, ты планируешь инвестиции или у тебя переменные денежные потоки, договоритесь, чтобы бюро ежемесячно или ежеквартально предоставляло компании наглядный баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о финансовых коэффициентах с пояснениями и предложениями о том, что можно улучшить для дальнейшего улучшения положения компании.

8. Твои интересы важны

Выбери в партнеры бюро, которое умеет делать все, что тебе нужно. Очень утомительно, если для получения различных услуг приходится общаться с несколькими разными бюро. Лучший партнер — тот, кто может предоставить тебе всю информацию из одного места.

Если ты прийдешь к выводу, что твой бухгалтер соответствует всем 8 указанным принципам, ты сделал очень хороший бизнес-выбор. Если нет, теперь ты знаешь, что спрашивать и чего ожидать от своего бухгалтера.

Четко сформулированные и продуманные цели компании помогают двигаться к желаемой цели, поддерживать мотивацию и получать большее удовлетворение от своей работы. Нет правильного времени для постановки целей. Это следует делать всегда, когда возникает ощущение, что ранее поставленные цели уже достигнуты или утратили актуальность и больше никого не волнуют.

При постановке новых планов не стоит забывать, что сначала следует оглянуться назад. Подумайте, что прошло так, как вы хотели, а что могло бы быть лучше, за что вы чувствуете благодарность и что необходимо изменить. Когда вы примиритесь с прошлым, сможете сосредоточиться на будущем, а именно на постановке целей компании на следующий период. На что стоит обратить внимание, чтобы цели компании были одновременно амбициозными и достижимыми?

1. Достижимые цели основаны на реальных промежуточных результатах

Часто, к счастью, наши мечты велики и прекрасны. Чем амбициознее наши мечты, тем сложнее заметить те шаги, которые необходимы для успеха. В фазе мечтаний идея кажется желанной, но когда дело доходит до реальных шагов, все внезапно становится таким же возможным, как погружение за сокровищами на дно моря без кислородного баллона.

Чтобы амбициозная цель компании не осталась невыполненной, её следует разбить на шаги, то есть на промежуточные цели. Чем проще они будут, тем лучше. Необходимо также точно определить, в каком случае мы можем сказать, что этап пройден, а в каком нет.

Перед тем как двигаться к цели, стоит честно посмотреть в зеркало. Нужно понять, достаточно ли у нас компетенций, чтобы покорить эту вершину имеющимися силами, или следует подумать о привлечении дополнительных ресурсов (новые члены команды, хорошие партнеры) и получении дополнительных знаний (книги, тренинги, лекции).

2. Ответственность

При составлении новых планов и постановке целей компании важно сразу договориться с собой и членами своей команды, что мы несем ответственность за свои договоренности и обещания. Часто мы начинаем действовать с положительными эмоциями, как влюбленные, но сталкиваясь с препятствиями, теряем мотивацию и отклоняемся от намеченного пути. Как поставить себя в положение, чтобы не уклоняться от ответственности? Две мысли. Один вариант – найти себе партнера среди коллег, который будет следить за тем, чтобы вы оставались на выбранном пути, и призывать к порядку, если вы начнете отклоняться. Для этого нужно договориться о коммуникации и составить график. В любом случае такая совместная ответственность делает отказ от целей неприятным. Другая идея – привлечь цифровой инструмент, который поможет отслеживать прогресс как лично, так и на уровне всей команды.

3. Прошлое помогает картировать потенциальные камни преткновения

Новые планы стоит начинать с анализа выполнения старых. Так мы избегаем повторения одних и тех же (или похожих) ошибок. Из прошлого можно многому научиться, но для этого его нужно не просто вспоминать, а анализировать. Например, если вы уже годами мучаетесь с денежными потоками, потому что счета от клиентов поступают позже, чем у вас возникают обязательства по оплате, то хорошая идея – разобрать финансовые дела компании и найти возможности для стабилизации ситуации. Это можно сделать самостоятельно, но полезно привлечь людей, которые зарабатывают на решение финансовых вопросов, так как у них может быть ценный опыт, который они могут предложить вам. Полученная информация может стать ключевым элементом для вашей компании, помогающим достичь поставленных целей.